Zamówieniem jest umowa odpłatna zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług. Definicja zamówień publicznych jest spójna z definicją zamówień publicznych zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 5 dyrektywy 2014/24/UE („«zamówienia publiczne» oznaczają umowy o charakterze odpłatnym zawierane na piśmie pomiędzy co najmniej jednym wykonawcą a co najmniej jedną instytucją zamawiającą, których przedmiotem jest wykonanie robót budowlanych, dostawa produktów lub świadczenie usług”).
Definicja zamówień publicznych nie odnosi się do tożsamości beneficjentów dostaw, usług lub robót budowlanych, a także pochodzenia środków, z których wypłacane jest wynagrodzenie wykonawcy. Do uznania umowy za zamówienie publiczne jest zatem wystarczające, aby umowa miała charakter odpłatny i została zawarta w formie pisemnej, nawet jeżeli jest to umowa na rzecz osoby trzeciej. Mając na względzie definicję zamówienia publicznego, można stwierdzić, że jest nim umowa zawierana pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, w wykonaniu której korzyść majątkową otrzymują zarówno zamawiający – w postaci usługi, dostawy lub roboty budowlanej, które zostały wykonane na jego rzecz oraz w celu zaspokojenia potrzeb związanych z jego funkcjonowaniem lub realizacją przypisanych mu zadań – jak i wykonawca – w postaci zapłaty lub w innej, niekoniecznie pieniężnej, postaci, której wartość może zostać przedstawiona w pieniądzu.
Definicja zamówienia publicznego nie jest związana z pochodzeniem środków zamawiającego z określonych źródeł. Oznacza to, że zamówienie publiczne nie jest związane wyłącznie z wydatkowaniem środków publicznych. Do uznania umowy za zamówienie publiczne wystarczające jest, że zamawiający zawiera ją odpłatnie i w formie pisemnej, nawet jeśli jest to umowa na rzecz osoby trzeciej. Okoliczność, że zapłata umowna nie pochodzi ze środków własnych zamawiającego, nie przesądza o tym, czy w danym przypadku miało miejsce zamówienie publiczne. Jeżeli zamawiający jest zobowiązany do zapłacenia (uiszczenia) należności wykonawcy, nie jest istotne, skąd pochodzą środki przeznaczone na pokrycie umownych zobowiązań zamawiającego. O tym, czy w danym przypadku złożone zostało zamówienie publiczne, nie przesądza zatem to, że wynagrodzenie wykonawcy nie pochodzi ze środków publicznych.
W opinii „Stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych przy zawieraniu umów grupowego ubezpieczenia pracowniczego” Urząd Zamówień Publicznych zwrócił uwagę, że „płatność w ramach zamówienia na grupowe ubezpieczenia pracownicze, mimo iż dokonywana przez zamawiającego, może być finansowana przez podmiot trzeci (pracownika) i na jego rzecz, nie zaś zamawiającego, może być wykonane świadczenie stanowiące przedmiot umowy w sprawie zamówienia publicznego. Podkreślić należy, że konstrukcja grupowego ubezpieczenia pracowników przewiduje, że to zamawiający samodzielnie i we własnym imieniu zobowiązuje się wobec wykonawcy i dokonuje na jego rzecz określonego przysporzenia, wykonawca zaś zobowiązany jest do spełnienia świadczenia wzajemnego w postaci określonych w umowie usług, dostaw lub robót budowlanych. Z sytuacją opisaną powyżej mamy do czynienia w szczególności w przypadku grupowych umów ubezpieczeń na życie zawieranych z zakładem ubezpieczeniowym przez pracodawcę zobowiązanego do stosowania ustawy Pzp na rzecz jego pracowników. (…)
Umowa grupowego ubezpieczenia pracowniczego na życie stanowi przykład umowy zawieranej na cudzy rachunek, w ramach której pracodawca jest ubezpieczającym, a pracownik ubezpieczonym. W konsekwencji to pracodawca, nie zaś pracownik, obciążony jest zobowiązaniem płatniczym w postaci składki, mimo iż ciężar finansowania składki ponoszą pracownicy, którzy – akceptując warunki ubezpieczenia – wyrażają jednocześnie zgodę, aby była ona potrącana z ich wynagrodzenia. Sposób pobierania składki i oznaczenie pracowników jako beneficjentów świadczeń wynikają z umowy ubezpieczeniowej, co nie zmienia faktu, że stroną umowy ubezpieczenia jest pracodawca, który przekazuje składkę na wskazane przez zakład ubezpieczeń konto i to na nim, jako stronie umowy, ciążą wynikające z umowy i przepisów prawa zobowiązania płatnicze. Reasumując, stwierdzić należy, że umowa ubezpieczenia w tym przypadku stanowi umowę grupową na rzecz osoby trzeciej (art. 808 Kodeksu cywilnego), a jej stronami są: ubezpieczyciel oraz pracodawca jako ubezpieczający”.
Przepisy ustawy Pzp stosuje się także w przypadku rozporządzania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeżeli został on utworzony przez podmiot obowiązany do stosowania Prawa zamówień publicznych, a środki z niego są przeznaczane na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych (zamówienie ma charakter umowy odpłatnej). Obowiązek stosowania Prawa zamówień publicznych występuje, gdy środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są wydatkowane na dostawy, usługi lub roboty budowlane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej o charakterze wzajemnym. W takim przypadku środki te są przekazywane w zamian za konkretne świadczenie wzajemne wykonawcy.
Jeżeli wartość zamówienia na usługi organizacji wycieczki jest równa lub przekracza 130 000 złotych, do udzielania takiego zamówienia stosuje się przepisy ustawy Pzp, jeżeli stronami umowy będzie zamawiający i wykonawca. Także w przypadku, gdy koszty ponoszą pracownicy zamawiającego.