Na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia. W przypadku tej przesłanki bez znaczenia jest pochodzenie wykonawcy.
Zamawiający analizując wystąpienie przesłanki określonej w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp powinien wziąć pod uwagę nie tylko rynek polski, ale również rynek innych, np. państw członkowskich GPA (tak w uchwale z dnia 28 kwietnia 2014 r., KIO/KD 37/14). O zastosowaniu art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp nie decyduje oświadczenie wykonawcy, tylko stan faktyczny. Oznacza to, że w danym miejscu i czasie dane zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca, a źródła zaistniałego stanu rzeczy należy poszukiwać w przyczynach technicznych, z zastrzeżeniem, że muszą mieć one charakter obiektywny. Ciężar wykazania zaistnienia przesłanek określonych w ww. przepisie ciąży na zamawiającym. To zamawiający jest obowiązany wykazać zaistnienie „przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze”, które uniemożliwiają udzielenie określonego zamówienia innemu podmiotowi, przy czym powołanie się na tą przesłankę musi być poparte rzeczywistym monopolem danego wykonawcy na realizację danego zamówienia. Okolicznością uzasadniającą zastosowanie tej przesłanki nie może być subiektywne przekonanie zamawiającego, że tylko jeden wskazany przez niego wykonawca daje gwarancję wykonania tego konkretnego zamówienia (tak w uchwale z dnia 28 kwietnia 2014 r., KIO/KD 37/14).
Możliwość wykonania określonej usługi, dostawy lub roboty budowlanej tylko przez jednego wykonawcę musi mieć charakter obiektywny i trwały.
W przypadku art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp chodzi o wykazanie istnienia monopolu na rynku określonych dostaw, usług lub robót budowlanych. Możliwość wykonania określonej usługi, dostawy lub roboty budowlanej tylko przez jednego wykonawcę musi mieć charakter obiektywny i trwały oraz nie może opierać się na subiektywnym przekonaniu zamawiającego, że określony wykonawca wykona zamówienie najlepiej, dysponuje najlepszą wiedzą i doświadczeniem, najlepszymi osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, jest w najlepszej sytuacji ekonomicznej i finansowej lub cieszy się największym uznaniem na rynku określonych usług, dostaw lub robót budowlanych. Przesłanka świadczenia usługi, dostawy lub roboty budowlanej tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze musi być poparta rzeczywistym monopolem danego wykonawcy na uzyskanie od niego zamówienia. Subiektywne przekonanie zamawiającego, że tylko jeden wskazany przez niego wykonawca daje gwarancję najlepszego wykonania danego przedmiotu zamówienia, nie jest wystarczającym wypełnieniem w/w przesłanki.
Przepis art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp nie może znaleźć zastosowania w sytuacji, gdy na rynku obiektywnie rzecz biorąc istnieją wykonawcy zdolni zrealizować zamówienie.
Przepisy Pzp nie zawierają katalogu przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, które uzasadniałby zastosowanie przez zamawiających zamówienia z wolnej ręki. Brak jest również wytycznych, jakimi zamawiający powinni się kierować decydując się na udzielenie zamówienia z wolnej ręki. Przyczyną taką może być konieczność zachowania uprzednich norm, parametrów czy standardów, których jednoznaczność nie powinna pozwalać na jakiekolwiek odstępstwa. Możliwość zastosowania art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp wymaga od zamawiających wykazania, że szczególne przyczyny techniczne zamówienia powodują, że jego wykonanie jest możliwe tylko przez jednego wykonawcę. Okolicznością uzasadniającą zastosowanie art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawa Pzp nie mogą być także trudności związane z brakiem kompatybilności sprzętu, gdyż na ogół nie mają one nieprzezwyciężalnego charakteru i nie świadczą o monopolu jednego wykonawcy (tak w uchwałach z dnia 2 kwietnia 2012 r., KIO/KD 37/12 i z dnia 6 lutego 2012 r., KIO/KD 13/12).
Przyczyną techniczną o obiektywnym charakterze nie może być możliwość utraty gwarancji. W uchwale z dnia 26 kwietnia 2012 r., KIO/KD 43/12, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „możliwość utraty gwarancji na system sygnalizacji pożaru ze względu na ingerencję innego podmiotu w ww. system poprzez wprowadzenie do niego innych urządzeń nie stanowi przyczyny technicznej o obiektywnym charakterze. To Zamawiający konstruując umowę o zamówienie publiczne na dostarczony system mógł w sposób wyraźny doprecyzować, że dodanie dodatkowych elementów systemu przez inny podmiot nie wpłynie na uprawnienia zamawiającego z tytułu gwarancji na dostarczony system. W konsekwencji to nie przyczyny techniczne o obiektywnym charakterze, lecz zaniechanie Zamawiającego odpowiedniego ukształtowania postanowień umownych były powodem, dla którego zdecydował się udzielić zamówienia wykonawcy realizującemu system”.