Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. Warunki zamówienia to warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia powinna być oceniania z uwzględnieniem definicji oferty zawartej w art. 66 k.c., tj. niezgodności oświadczenia woli wykonawcy z oczekiwaniami zamawiającego, odnoszącymi się do merytorycznego zakresu przedmiotu zamówienia, a więc materialnej sprzeczności zakresu zobowiązania zawartego w ofercie z zakresem zobowiązania, którego zamawiający oczekuje, zgodnie z postanowieniami SWZ.
Niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia ma miejsce w sytuacji, gdy zaoferowany przedmiot dostawy, usługi lub roboty budowlanej nie odpowiada opisanemu w SWZ przedmiotowi zamówienia co do zakresu, ilości, jakości, warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania przedmiotu zamówienia w stopniu zaspokajającym oczekiwania i interesy zamawiającego.
Odrzuceniu podlega wyłącznie oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia w sposób zasadniczy oraz nieusuwalny i nie jest możliwe wyjaśnienie wątpliwości w tym zakresie, ponieważ obowiązkiem zamawiającego jest również wyjaśnienie treści oferty.
Na podstawie art. 223 ust. 1 ustawy Pzp w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Przepis art. 223 ust. 1 ustawy Pzp dotyczy przedmiotowych środków dowodowych żądanych w celu dokonania oceny ofert. W przypadku przedmiotowych środków dowodowych żądanych w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane potwierdzają wymagania opisane w opisie przedmiotu zamówienia, zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących ich treści na podstawie art. 107 ust. 4 ustawy Pzp.
Przepis art. 223 ust. 1 ustawy Pzp powinien być rozpatrywany w kategoriach uprawnień zamawiającego, a więc prawa zamawiającego do żądania wyjaśnień, połączonego z obowiązkiem zażądania tych wyjaśnień w celu przeprowadzenia badania i oceny ofert w sposób staranny i należyty. Celem wyjaśnienia treści złożonej oferty jest uzyskanie dodatkowych informacji, co w przypadkach wątpliwości, niejasności co do treści złożonej oferty pozwoli zamawiającemu dokonać należytego badania i oceny złożonej oferty. Uzyskane dodatkowe informacje (wyjaśnienia) nie mogą zmienić treści oferty.
Nieudzielanie przez wykonawcę wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty powoduje, że zamawiający podejmuje decyzję na podstawie wiedzy, jaką dysponuje, bez wyjaśnień wykonawcy. Wyjaśnienia muszą ograniczać się wyłącznie do wskazania sposobu rozumienia treści zawartych w złożonej ofercie i nie mogą jej rozszerzać ani ograniczać.
Zamawiający może wielokrotnie żądać od wykonawcy wyjaśniania treści oferty, jeżeli będzie to konieczne i nie będzie miało charakteru negocjacji prowadzonych z wykonawcą. Wykonawca nie może natomiast oczekiwać, że składając lakoniczne wyjaśnienia lub nie składając wyjaśnień, zamawiający będzie wielokrotnie wzywać go do składania wyjaśnień. Jeżeli na pierwsze wezwanie wykonawca nie złoży wyjaśnień, zamawiający może przyjąć za właściwą pierwotną treść oferty. W takim przypadku, zamawiający odrzuca ofertę, jeśli pierwotna treść oferty nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Zaniechanie przez zamawiającego wyjaśniania treści oferty, jeżeli jest to konieczne w celu dokonania rzetelnego badania oferty, stanowi naruszenie przepisów ustawy Pzp.