Na podstawie art. 441 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający może skorzystać z opcji, jeżeli przewidział opcję w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia w postaci zrozumiałych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, które łącznie spełniają następujące warunki: określają rodzaj i maksymalną wartość opcji, określają okoliczności skorzystania z opcji i nie modyfikują ogólnego charakteru umowy. Czynności dokonane na podstawie postanowień umownych przewidujących opcje z naruszeniem art. 441 ust. 1 ustawy Pzp podlegają unieważnieniu.
Wskazanie rodzaju i maksymalnej wartości opcji oznacza opisanie opcji w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty w części dotyczącej opcji. W opcji zamawiający musi wskazać przedmiot zamówienia oraz jego wielkość lub rozmiar wyrażony jednostkami miar (np. sztuki, kilogramy, metry bieżące, metry sześcienne, metry kwadratowe). Takie opisanie opcji jest konieczne, ponieważ na podstawie takiego opisu przedmiotu opcji zamawiający ustala wartość opcji, a wykonawca oblicza cenę oferty, na którą składa się cena części gwarantowanej i cena opcji.
Realizacja opcji może nastąpić w zależności od potrzeb zamawiającego, przy czym zakres zamówienia objęty opcją i okoliczności skorzystania z opcji, powinny być one opisane zgodnie z zachowaniem reguł stosowanych przy opisie przedmiotu zamówienia.
W wyroku z dnia 3 października 2014 r., KIO 1944/14, Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że: „Obowiązek precyzyjnego opisania zakresu, jakiego prawo opcji dotyczy, nie oznacza, że Zamawiający musi kalkulować i określać na etapie tworzenia specyfikacji, jaki procent z zakresu objętego prawem opcji może nie zostać wykorzystany. Prawem zamawiającego jest przyjęcie założenia, że realizacja zamówienia będzie wymagała konieczności wykorzystania pełnego zakresu prawa opcji. Dla zapewnienia uczciwej konkurencji przy kalkulowaniu ceny oferty konieczne jest określenie w sposób precyzyjny zakresu, jakiego prawo opcji dotyczy oraz wskazanie tej części zamówienia, która będzie realizowana na pewno, oraz tej części, której realizacja będzie uzależniona od decyzji zamawiającego o skorzystaniu z prawa opcji, co w tym postępowaniu zostało przez Zamawiającego uczynione”.
Przedmiotem opcji mogą być produkty lub usługi takie same jak produkty lub usługi stanowiące przedmiot części gwarantowanej lub inne. Przedmiot opcji nie może jednak modyfikować ogólnego charakteru umowy. W świetle motywu 109 do dyrektywy 2014/24/UE, modyfikację powodującą zmianę ogólnego charakteru umowy można utożsamiać ze zmianą przedmiotu lub rodzaju pierwotnego zamówienia.
Jeżeli zamawiający przewidział opcję, zabezpieczenie należytego wykonania umowy ustala się w wysokości nieprzekraczającej 5% ceny całkowitej podanej w ofercie. Zabezpieczenie można ustalić w wysokości większej niż w wysokości nieprzekraczającej 5% ceny całkowitej podanej w ofercie, nie większej jednak niż 10% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy, jeżeli jest to uzasadnione przedmiotem zamówienia lub wystąpieniem ryzyka związanego z realizacją zamówienia, co zamawiający powinien opisać w SWZ lub innych dokumentach zamówienia (zob. art. 452 ust. 2 i 3 ustawy Pzp).
Jeżeli zamawiający przewidział opcję, określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% lub 1,5% wartości zamówienia ustalonej zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy Pzp („Przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji (…)”).
Opcja jest instytucją, która zobowiązuje zamawiającego do realizacji zamówienia jedynie w zakresie gwarantowanym, natomiast uprawnieniem zamawiającego jest żądanie realizacji zamówienia w zakresie poszerzonym, a obowiązkiem wykonawcy jest realizacja zamówienia w zakresie gwarantowanym i opcji. Wykonawcy nie przysługuje prawo żądania realizacji opcji.
Jeżeli zamawiający przewidział opcję, kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nie obejmuje opcji. Opcja nie jest zobowiązaniem zamawiającego, dlatego nie jest uwzględniana w kwocie, którą zamawiający przeznacza na sfinansowanie zamówienia i zamawiający nie musi posiadać środków na wynagrodzenie wykonawcy za wykonanie opcji.