Zgodnie z art. 102 ust. 2 i 3 ustawy Pzp, program funkcjonalno-użytkowy jest dokumentem, który zawiera opis przedmiotu zamówienia, w przypadku, gdy przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane i obejmuje opis zadania budowlanego, w którym podaje się przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne. Do programu funkcjonalno-użytkowego mają wprost zastosowanie przepisy art. 99 ust. 1 oraz ust. 2 zdanie pierwsze ustawy Pzp (przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty (ust. 1), zamawiający określa w opisie przedmiotu zamówienia wymagane cechy dostaw, usług lub robót budowlanych (ust. 2 zdanie pierwsze)).
Treść programu funkcjonalno-użytkowego określa rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (w skrócie „rozporządzenie”). Program funkcjonalno-użytkowy służy do opisu przedmiotu zamówienia, ustalenia planowanych kosztów prac projektowych i robót budowlanych, przygotowania oferty – szczególnie w zakresie obliczenia ceny oferty oraz wykonania prac projektowych (§ 18 ust. 1 rozporządzenia). Opis ogólny przedmiotu zamówienia obejmuje między innymi charakterystyczne parametry określające wielkość obiektu lub zakres robót budowlanych, aktualne uwarunkowania wykonania przedmiotu zamówienia, ogólne właściwości funkcjonalno-użytkowe oraz cechy obiektu dotyczące rozwiązań budowlano-konstrukcyjnych oraz warunki wykonania robót budowlanych odpowiadających zawartości specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych (§ 18 ust. 2 i 5 rozporządzenie). Wymagania przewidziane dla programu funkcjonalno-użytkowego określone w rozporządzeniu obowiązują bez względu na przyjętą w umowie formę wynagrodzenia.
Cena może być jedynym kryterium oceny ofert w zamówieniu na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, pod warunkiem, że w programie funkcjonalno-użytkowym, zostaną określone wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot robót budowlanych, z uwzględnieniem specyfiki obiektu budowlanego, a także opisze w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób warunki realizacji umowy.
Należy zauważyć, że zgodnie z § 15 rozporządzenia program funkcjonalno-użytkowy służy do opisu przedmiotu zamówienia, ustalenia planowanych kosztów prac projektowych i robót budowlanych, przygotowania oferty – szczególnie w zakresie obliczenia ceny oferty oraz wykonania prac projektowych. Oznacza to, że program funkcjonalno-użytkowy powinien być opracowany w sposób, który umożliwi wykonawcy obliczenie ceny oferty nie tylko za wykonanie prac projektowych, ale także ceny oferty, a więc również za wykonanie robót budowlanych. To oczywiste, ponieważ program funkcjonalno-użytkowy zawiera charakterystyczne parametry określające wielkość obiektu lub zakres robót budowlanych, aktualne uwarunkowania wykonania przedmiotu zamówienia, ogólne właściwości funkcjonalno-użytkowe, szczegółowe właściwości funkcjonalno-użytkowe wyrażone we wskaźnikach powierzchniowo-kubaturowych, ustalone zgodnie z Polską Normą PN-ISO 9836, w szczególności: powierzchnie użytkowe poszczególnych pomieszczeń wraz z określeniem ich funkcji, wskaźniki powierzchniowo-kubaturowe, w tym wskaźnik określający udział powierzchni ruchu w powierzchni netto, inne powierzchnie, jeżeli nie są pochodną powierzchni użytkowej opisanych wcześniej wskaźników, określenie wielkości możliwych przekroczeń lub pomniejszenia przyjętych parametrów powierzchni i kubatur lub wskaźników.
Program funkcjonalno-użytkowy zawiera również, w zależności od specyfiki obiektu budowlanego, wymagania dotyczące: architektury, konstrukcji, instalacji budowlanych, wykończenia, zagospodarowania terenu.
Program funkcjonalno-użytkowy opracowany zgodnie z przepisami rozporządzenia, z uwzględnieniem specyfiki obiektu budowlanego, w sposób umożliwiający przygotowanie oferty w zakresie obliczenia ceny oferty oraz wykonania prac projektowych, zawiera wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia. Określa ramy, w których co do jakości przedmiotu zamówienia będą poruszali się wykonawcy realizujący umowę.