Na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia.
Wyjątkowa sytuacja niewynikająca z przyczyn leżących po stronie zamawiającego (dalej jako „wyjątkowa sytuacja”), w której wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia musi być dla zamawiającego nieprzewidywalna. Wyjątkową sytuacją będzie zatem takie zdarzenie, którego wystąpienie w normalnym stanie rzeczy byłoby obiektywnie wręcz nieprawdopodobne. Do takich wyjątkowych sytuacji zalicza się zjawiska losowe, a więc zdarzenia o charakterze przyszłym, nieprzewidzianym, nagłym i niezależnym od woli zamawiającego (klęski żywiołowe, katastrofy, niespodziewane wypadki), a także inne zdarzenia wykraczające poza normalne warunki życia gospodarczego i społecznego.
Potrzeba natychmiastowego wykonania zamówienia musi wynikać z konieczności uniknięcia negatywnych konsekwencji wystąpienia wyjątkowej sytuacji i dotyczyć wyłącznie zakresu koniecznego do zapobieżenia skutkom określonego zdarzenia, w czasie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w innych trybach. Do takich interesów zalicza się również ochronę zdrowia i życia, bezpieczeństwo, zapobieganie szkodzie w majątku czy ochronę środowiska.
Wyjątkowa sytuacja nie może wynikać z niedołożenia należytej staranności na etapie przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (np. awarie powstałe wskutek zaniedbań zamawiającego)
Pojęcie „natychmiastowy”, co do zasady oznacza taki, który nastąpi w jak najkrótszym czasie po wystąpieniu wyjątkowej sytuacji. W wyroku z dnia 16 września 2010 r., V SA/Wa 1404/10 za wyjątkową sytuację Naczelny Sąd Administracyjnego nie uznał zaburzeń geologicznych w kopalni węgla kamiennego. Zdaniem Sądu zaburzeniom geologicznym w kopalni węgla kamiennego nie można przypisać cech wyjątkowości, gdyż są zjawiskiem charakterystycznym dla danego regionu i powtarzającym się co pewien czas, którego można spodziewać się w każdej chwili, choć o różnym przebiegu i różnej intensywności.
Za wyjątkową sytuację nie można uznać wystąpienia wysokich mrozów lub obfitych opadów śniegu w miesiącach styczniu lub lutym, w rejonach, gdzie cyklicznie w tych miesiącach takie mrozy lub opady śniegu występują.
W szczególnych okolicznościach wypowiedzenie umowy z nierzetelnym wykonawcą może stanowić podstawę do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp (zob. uchwały z dnia 6 sierpnia 2010 r., KIO/KD 58/10, z dnia 8 marca 2014 r., KIO/KD 13/14, z dnia 31 lipca 2013 r., KIO/KD 64/13).